Van potlood naar digitale klik

FME is de brancheorganisatie van de technologische industrie met meer dan 2.200 bedrijven die lid zijn. Voor een lidmaatschap wordt jaarlijks berekend wat het bedrag is dat leden moeten betalen, op basis van het aantal fte en de loonsom van het bedrijf. Ook wel de contributiegrondslag genoemd. Een proces dat voorheen analoog verliep, maar dat we samen met FME hebben gedigitaliseerd.

Van brief per post naar invulbaar PDF

Je weet het misschien nog wel. Formulieren die werden opgestuurd en met pen moesten worden ingevuld en ondertekend, om het formulier vervolgens weer netjes op de post terug te sturen. Zo ging het vroeger ook bij onze opdrachtgever FME. Zo’n proces digitaliseren doe je niet van de een op de andere dag. Diana Vergeer, communicatiemanager bij FME: “De eerste stap die we namen, was het analoge formulier vervangen door een digitaal en invulbaar PDF. Het formulier kon vervolgens digitaal of per post worden teruggestuurd naar FME. Toen al een verbetering, maar nog niet de optimale oplossing. Voor leden was het makkelijker om hun gegevens op deze manier door te geven, maar de ledenadministratie van FME was alsnog lang bezig om alle informatie te verwerken in het CRM.”

Volledig digitaal

Eind 2020 lanceerden we de nieuwe website van FME. Gezien het volledig digitaliseren van de contributiegrondslag een omvangrijke klus was, werd dit als een van de eerste grote doorontwikkelingen opgepakt. Diana: “Er kwamen een hoop procesveranderingen bij kijken, wat het ook complex maakte. De contributiegrondslag heeft namelijk betrekking op de afdelingen communicatie, IT, administratie en finance.” Die complexiteit zit in zaken die klein lijken, maar waar meer bij komt kijken dan je denkt. De loonsom wordt bijvoorbeeld vergeleken met de loonsom van vorig jaar. Als hier meer dan 10% verschil in zit, moet daar een reden voor worden opgegeven om foute invoering van cijfers te voorkomen. Zo zijn er nog meer zaken waarover nagedacht moest worden door de verschillende afdelingen. Uiteindelijk realiseerden we een formulier in de ‘MijnOmgeving’ van de website, waarbij de meeste gegevens automatisch kunnen worden verwerkt in het CRM van FME.

Check op datakwaliteit

De samenstelling van organisaties verandert regelmatig. Het komt bijvoorbeeld voor dat er een dochterbedrijf wordt opgeheven. Zo’n soort wijziging is niet goed op te lossen met een koppeling met het CRM. Charles van de Walle, applicatiebeheerder bij FME: “Sterker nog: voor bepaalde zaken wil je ook niet dat het automatisch aangepast kan worden via een formulier. Een controle van gegevens is dan gewenst om de kwaliteit van de data in ons CRM te waarborgen.” Voor bepaalde wijzigingen worden er daarom geautomatiseerde e-mails naar de ledenadministratie gestuurd, die de gegevens vervolgens checken en correct in het systeem zetten.

Tijdbesparend, nauwkeuriger en makkelijker

Door de contributiegrondslag via een digitaal formulier in te laten dienen, wordt FME een hoop rompslomp bespaard. Diana: “We zijn van 2 naar 1 fte gegaan voor de verwerking van alle gegevens en het proces is nu minder foutgevoelig. Tegelijkertijd is het voor onze leden een stuk makkelijker om hun gegevens voor de contributiegrondslag op deze manier in te dienen.” De uitnodiging om de bedrijfsgegevens in te vullen komt direct bij de juiste persoon uit de organisatie terecht, want in het CRM van FME staat aangegeven wie de rechten hiervoor heeft. De respons is daardoor ook sneller dan in het verleden.

Strategisch partnership

Flink en FME werken op strategisch niveau samen, waarbij we twee keer per jaar met elkaar om tafel zitten om te kijken wat er nog verbeterd kan worden op digitaal vlak. Diana: “Ik ben altijd eager om iets te optimaliseren. Binnenkort willen we wellicht aan de slag met de flow om lid te worden van FME.” Nu gaat het aanmelden van leden nog via een digitaal PDF, zoals het in het verleden ook voor de contributigrondslag was ingericht. Maar ook dit proces willen we dus digitaliseren. Diana: “Er is altijd wel iets dat nóg beter kan, dus we zitten niet stil en blijven dingen verbeteren.”